Guía de Requisitos

Solo Proveedores de México

Versión 2008.1 México

Vigente a partir del 15 de julio de 2008

Esta Guía de Requisitos ha sido creada en base a las necesidades del negocio y de nuestros proveedores. El objetivo es  mejorar el funcionamiento entre las líneas de comunicación. (Bed Bath & Beyond México – Proveedores).

Es importante mencionar que los requisitos aquí descritos se implementarán de manera paulatina.

A partir de este momento nuestros proveedores tendrán un lapso de 60 días (Fecha limite 15 de Julio de 2008) para conocer y aclarar cualquier duda o comentario,  así como adoptar todas las prácticas que aquí se describen, y de está forma asegurar el cumplimiento del 100% de esta Guía de Requisitos.

Por este motivo es necesario que nuestros proveedores entiendan los alcances que esto requisitos conllevan.

INDICE:

FORMATO DE ACEPTACIÓN PARA LA GUIA DE REQUISITOS – VERSION 2008.1

1.0 INTRODUCCION

2.0 TECNOLOGIA

3.0 ORDENES DE COMPRA Y ENTREGAS A TIENDAS

4.0 REQUSITOS DE ETIQUETADO

5.0 IMPORTADORES

6.0 FACTURACION

7.0 POLITICA DE DEVOLUCION

8.0 POLITICA DE PUBLICIDAD

9.0 POLITICA PARA NUEVAS TIENDAS

10.0 POLITICA DE CARGOS Y DESCUENTOS

11.0 COMUNICACIÓN Y SOPORTE

APENDICE A - RESUMEN DE CARGOS Y DESCUENTOS

APENDICE B – INFORMACION DE CONTACTOS

DESCARGAR GUIA

Formato de Aceptación de la Guía de Requisitos - Versión 2008.1

El representante legal de cada Empresa deberá firmar este reconocimiento y regresarlo a la dirección abajo mencionada antes del 15 de Junio de 2008. Pasado este tiempo si no recibimos el documento firmado asumiremos que usted acepta los términos.

Agradecemos su pronta respuesta.

Razón Social____________________________Número de Proveedor Actual ___________

Nombre del Representante Legal_______________________________________________

Dirección:

Calle y No: ________________________________________________________________

Colonia y C.P.______________________________________________________________

Ciudad o Estado ____________________________________________________________

Ejecutivo de Ventas_____________________________ E-mail_______________________

Firma_____________________________________ Fecha _______________­­­­___

Por favor envíe esta información a la siguiente dirección:

Bed Bath & Beyond
BBBMEX SRL de C.V.
San Nicolás No.10
Fracc. Industrial San Nicolás
C.P. 54030 Tlalnepantla, Edo. de México

1.0 Introducción
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Bed Bath & Beyond está dedicado a desarrollar y mantener relaciones fuertes con nuestros Proveedores, para de esta forma asegurar una oportuna y eficiente entrega de mercancía a nuestras tiendas y clientes.

Esta guía es efectiva a partir del 15 de Julio de 2008.

El cumplimiento de nuestros Proveedores es un componente clave en la realización de las siguientes ventajas:

En Bed Bath & Beyond existirá un equipo responsable y dedicado a proporcionar la ayuda necesaria a nuestros Proveedores, y así garantizar el cumplimiento de este programa, el departamento de Cadena de Abasto informara los siguientes puntos:

Junto con la Guía de Requisitos, Bed Bath & Beyond ha desarrollado una política de recuperación de costos para casos de incumplimiento. Los cargos de las penalizaciones fueron examinados minuciosa y cuidadosamente para asegurar que estos sean en proporción al impacto en el negocio. Los cargos que resulten no tienen la intención de generar ingresos, pero han sido establecidos para garantizar el éxito de este programa.

Bed Bath & Beyond ha hecho y seguirá haciendo una inversión sustancial en Recursos Humanos, Financieros y en Tecnología, dichos recursos son para mejorar nuestra Cadena de Abasto y ofrecer un mejor servicio a nuestros proveedores y clientes. La realización de estas iniciativas mejorará considerablemente la eficacia y el espíritu competitivo de nuestros Socios Comerciales.

Soporte y Apoyo en la  Web

A fin de apoyar esta iniciativa y darla a conocer a nuestros proveedores se desarrollo un sitio web en la siguiente dirección:  www.proveedores.bedbath.com.mx

En donde encontrara datos como:

Adicional a esto también contamos con un teléfono donde podrá comunicarse. 52-55-53-21-30-00 Ext.3200, 3201, 3202, 3203. Cualquier duda o comentario podrán dirigirlos a la siguiente dirección: proveedores@bedbath.com.mx

2.0 Tecnología

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Bed Bath & Beyond sabe la importancia del intercambio electrónico de datos (EDI) con nuestros Proveedores, por lo cual es necesario que cada uno de nuestros proveedores cuente con un servicio de envío de información Electrónica para recibir lo siguiente:

Si usted requiere saber más de este servicio, ponemos a sus órdenes información al respecto en nuestro sitio: www.proveedores.bedbath.com.mx/edi_mapping.php

La empresa LEVICOM, S.A. de C.V. es la única que cuenta con la certificación de Bed Bath & Beyond para realizar estas transacciones. Para más información  ver Apéndice B: Información de Contactos

Comunicación por medio de Correo electrónico

Adicional y dada la facilidad como la eficacia de la comunicación por medio del correo electrónico en el día a día, Bed Bath & Beyond ha establecido una dirección de correo electrónico específico para nuestros Proveedores:

Los Proveedores deben crear una dirección de correo electrónico "genérica" como sigue:

bbbmexinfo@(su dominio de Internet)

Ejemplo: bbbmexinfo@karcher.com.mx

Favor de asignar el acceso a y/o la ruta de esta dirección a la persona responsable de esta cuenta en su organización. También asegúrese que esta dirección sea verificada diariamente, para de esta forma asegurar y mantener la línea de comunicación a pesar de cambios estructurales dentro de su empresa que por naturaleza sabemos son permanentes.

Es necesario crear esta dirección antes de 14 días, a partir de la fecha de recepción de esta guía

Para confirmar la creación de su cuenta, favor de enviar un correo a la siguiente dirección: proveedores@bedbath.com.mx

Si usted tiene alguna pregunta por favor póngase en contacto con: proveedores@bedbath.com.mx

Es importante mencionar que el éxito de esta línea de comunicación es responsabilidad de cada proveedor  por lo cual pedimos sea utilizado de manera productiva.

Nota: Todos los proveedores deben asegurar que esta dirección sea única en su negocio.

Cambios Estructurales, Sistemas y de Operación de Proveedores

Los proveedores deben notificar a Bed Bath & Beyond, vía correo electrónico, a la dirección que corresponda por área. Ver Apéndice B: Información de Contactos, al menos 180 días antes de la implementación de cualquier cambio de sistemas, operación o comunicado de importancia, para que esto no afecte la capacidad de respuesta del  Proveedor para atender las solicitudes de Bed Bath & Beyond.
El único objetivo de esta notificación es asegurar que Bed Bath & Beyond este enterado de los cambios que un negocio mantiene.

3.0 Ordenes de Compra y Entregas a Tienda
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Esta sección establece y define términos y exigencias para todas las órdenes de compra y entregas en tienda.

Requisitos para Ordenes de Compra

Fechas de Inicio y Fechas de Cancelación

Todas las Ordenes de Compra incluirán una fecha de Inicio y una fecha de cancelación. Es importante que todos los proveedores entiendan el sentido de estas fechas como se define a continuación:

Fecha de Inicio de la Orden de Compra.

Esta fecha indica el inicio la vigencia de la orden de compra y a partir de esta la orden de compra puede ser entregada en tienda.

Fecha de Cancelación de la Orden de Compra.

Esta refiere a la fecha de vencimiento de la orden de compra, después de la cual la orden no podrá ser recibida en tienda.

Entregas Fuera de Tiempo.

Es importante tomar en cuenta que las ordenes de compra que sean entregadas fuera de fecha, serán consideradas como entregas tardías y generarán cargos por entregas a destiempo.

Ordenes de compra Incompletas

Las órdenes de compra que no sean entregadas en su totalidad serán consideradas órdenes de compra incompletas y generarán un cargo para el proveedor. Para más información ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

De ninguna manera un proveedor debe de optar por no entregar la mercancía de lo contrario se aplicará un cargo en base a lo establecido ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos
En caso de que esta situación se repita Bed Bath & Beyond considerará la opción de dar de baja al proveedor.

Ampliación de Orden de Compra

Entregas a Tiendas

Una vez que el proveedor tenga identificada una Orden de Compra debe seguir los siguientes pasos:

Teléfonos de las Areas de Recibo por tienda

Gran Sur:     53-21-30-00 EXT.2005
Interlomas:   53-21-30-00 EXT.4005

Mercancía Cancelada, Sustituida y no Solicitada

Muestras de Mercancía

Mercancía para Exhibición

Devolución de Muestras

Órdenes de Compra notificadas para TAB o Evento Especial

Tomando en cuenta que la entrega de mercancía a tiempo y apropiadamente, es parte importante en el servicio a nuestros clientes, las ordenes compra que sean identificadas para TAB (volante de tienda), promoción o algún otro evento anunciado.  Tendrán que ser entregadas siempre en tiempo y forma, de lo contrario el no entregar dicha mercancía tendrá una penalización, que en este caso por ser mercancía para evento especial equivaldrá al 20% del total de la orden de compra y no habrá ampliaciones. Para más información ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

4.0 Requisitos de Etiquetado para la Mercancía

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Requisitos de Etiquetado de un Artículo

Bed Bath & Beyond requiere un UPC/EAN código de barras escaneable con caracteres legibles en todos los artículos, en algunos casos Bed Bath & Beyond podrá requerir a los proveedores que anexen una etiqueta con precio a ciertos artículos, aprobados previamente por el comprador. Los compradores especificarán los productos que requieren la etiqueta con el precio de venta al público y proporcionarán especificaciones.

La siguiente información se deberá incluir en todos los artículos:

Nuestros requisitos de etiquetado no se deben tomar como sustitución o reemplazo para requisitos de etiquetado  legalmente requerido como:

Nota: Las exigencias del etiquetado varían entre jurisdicciones, es importante que los productos incluyan los requisitos para todas las áreas en las cuales los artículos pueden ser adquiridos por el consumidor.

Etiquetado para Textiles

En la actualidad es de suma importancia el correcto etiquetado de todos los artículos, de esta forma Bed Bath & Beyond solicitará que todas las etiquetas incluidas en productos textiles (fibras) incluyan las instrucciones de cuidado, composición, etc. dichas etiquetas incluirán la información en español. Es indispensable que toda la mercancía textil que se entregue a Bed Bath & Beyond incluya lo antes mencionado. Para más información ver   5.0 Importadores

Etiqueta para Mercancías Generales

En la actualidad es de suma importancia el correcto etiquetado de todos los artículos, de esta forma Bed Bath & Beyond solicitara que todas las etiquetas incluidas en productos de Mercancías Generales incluyan la descripción del producto, cantidad, datos del importador y la frase Hecho en: asiendo referencia al país de origen,  etc. dichas etiquetas incluirán la información en español. Es indispensable que todas las Mercancías Generales que se entreguen a Bed Bath & Beyond incluya lo antes mencionado. Para más información ver        5.0 Importadores

A fin de compensar los gastos de incumplimiento y asegurar el cumplimiento de nuestras políticas, los cargos y penalizaciones correspondientes a este rubro, serán aplicados cuando los artículos recibidos incurran en la violación de nuestra política, y no cubra con las exigencias de etiquetado. Para más información ver          Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

Requisitos de etiquetado de UPC/EAN Código de barras

Para más información ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

Actualización UPC/EAN

Los cambios a uno o varios UPC/EAN deben ser comunicados por escrito al Comprador, veintiún (21) días antes del cambio para realizar todos los movimientos necesarios.

Colocación de Etiquetas

Cuando las etiquetas de precio sean requeridas, el proveedor deberá ubicarlas en el lugar indicado tomando en cuenta de no obstruir información importante del producto, si la etiqueta es un colgante se deberá colocar con hilo Nylon.

Si tiene alguna duda para el etiquetado de productos favor de consultar nuestra página: http://www.proveedores.bedbath.com.mx/labels.php

Etiqueta para mercancía de importaciones.

En México el gobierno solicita al importador informar al consumidor del producto que adquirirá, a través de Normas Oficiales Mexicanas (NOM), por lo que es necesario demostrar a través de una etiqueta los datos del producto de importación. Para más información ver 5.0 Importadores

Cargos y Penalizaciones por etiquetado

Para más información ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

5.0 Importadores

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En Bed Bath & Beyond los proveedores extranjeros juegan un papel importante. Y en México el gobierno solicita al importador informar al consumidor del producto que adquirirá, a través de Normas Oficiales Mexicanas (NOM), por lo que es necesario demostrar a través de una etiqueta los datos del producto de importación. Las normas del gobierno mexicano para el etiquetado son:

Para productos terminados textiles (NOM004):

Descripción del producto: __________________________________________

Marca: _________________________________________________________

Modelo: ________________________________________________________

Medidas: _______________________________________________________

Composición: ____________________________________________________

Instrucciones de cuidado: __________________________________________

Hecho en: ______________________________________________________

Importador: _____________________________________________________

RFC: __________________________________________________________

Para productos de: plástico, metal, cerámica, porcelana, vidrio, cristal, madera (NOM050):

Descripción del producto: __________________________________________

Cantidad: ______________________________________________________

Importador: _____________________________________________________

Hecho en: ______________________________________________________

Si tienes alguna duda al respecto en referencia a estas NOMS puedes ahondar más en ellas en la página de la Secretaria de Economía: http://www.economia-noms.gob.mx/

Pasos para accesar a la página.

Una vez que se ingresa se debe de seleccionar la opción de búsqueda por “clave” se acepta, y posteriormente aparece en pantalla  el listado por clave, este muestra en orden las NOMS, por lo que se tendrá que seleccionar en cada caso que se quiera revisar:

Se da clic en aceptar y aparece la NOM como link, el cual al dar clic sobre el desplegara los datos de información de la NOM, en estos aparece un nuevo link con terminación PDF enfrente del renglón: “Nombre del archivo”, al que se le deberá dar clic sobre el  para que este a su vez despliegue el texto de la NOM correspondiente a revisar.
Si tienes alguna duda relacionada a las NOM de etiquetado o a algún detalle en particular para iniciar una importación, por favor contacta nuestra área de Importaciones para aclararla y echar a andar el proceso de importación.

6.0 Facturación

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A fin de facilitar el pago oportuno a nuestros proveedores, es necesario que todos los proveedores entreguen su factura en las tiendas al momento del recibo de la mercancía, una vez que la factura sea entregada el recibo de tienda enviara el documento al departamento de Cuentas por Pagar. Esta área dará seguimiento y finalización al proceso, es de suma importancia entregar la factura al 100% con la información requerida, de lo contrario se generara un cargo del 5% del valor de la factura por este concepto. Para más información ver Apéndice A: Resumen de Cargos y Descuentos

NOTA: Nuestros datos fiscales cambian, toda factura expedida con fecha 14 de Mayo 2008 en adelante deberá cambiar a la nueva Razón Social: BBBMEX S de RL de CV, con el RFC: BBB060405PK4, ninguna factura a partir de esta fecha será aceptada sin estos datos, la dirección no tiene ningún cambio, si requiere copia de nuestro RFC obténgala aquí. 

Requisitos para Facturación

Términos de pago

Los términos de pago serán de acuerdo a lo negociado y firmado con el comprador.

Cargos por liquidación y rebaja de mercancía

Estos cargos serán descontados al proveedor en base a la negociación firmada en el contrato de cada proveedor, el área de finanzas les notificará por medio de claves en los pagos que se realicen a los proveedores, cada clave especificará el rubro del cargo.

Nota: Bed Bath & Beyond ha estudiado y analizado minuciosamente los Cargos y Descuentos para que estos no se apliquen de manera arbitraria y siempre sea de manera proporcional al impacto del negocio.

Actualización de Proveedores

El área de Finanzas de Bed Bath & Beyond debe ser notificada inmediatamente de cualquier cambio en la información de Proveedor, esto incluye:

Los cambios deben ser enviados por escrito a:

Departamento de Finanzas Bed Bath & Beyond
San Nicolás No.10
Fracc. Industrial San Nicolás
C.P. 54030 Tlalnepantla, Edo. de México

Cargos de descuento por liquidación y rebaja de mercancía

Estos cargos serán descontados al proveedor en base a la negociación firmada en el contrato de cada proveedor, el área de finanzas les notificará por medio de claves en los pagos que se realicen a los proveedores, cada clave especificará el rubro del cargo.

7.0 Política de Devolución

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En esta sección se detallan los términos y procedimientos para mercancía defectuosa y dañada.

Política de Devolución por Mercancía Dañada o Defectuosa

En el caso que Bed Bath & Beyond determine que un artículo es mercancía dañada o defectuosa, el proveedor recibirá una notificación para que pase a retirar dicha mercancía y se sustituya o se realice un cargo por este concepto al proveedor.

Si el proveedor no retira dicha mercancía a mas tardar 15 después de la notificación del comprador, esta pasará a ser propiedad de Bed Bath & Beyond y se destinara a donación o destrucción sin autorización del proveedor y en este caso dicha mercancía no generara ningún costo para Bed Bath & Beyond

En el caso de que se detecte de inicio que la mercancía entregada en una orden de compra es mercancía dañada o defectuosa se le devolverá al proveedor y se realizara un cargo por el 20% del costo de la mercancía dañada o en su defecto de orden de compra completa.

8.0 Política de Publicidad

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Utilización del Nombre de Bed Bath & Beyond

Hemos decidido seguir la operación de nuestras tiendas bajo la marca Home and More y hasta nuevo aviso será la que se utilice para el mercadeo de nuestros productos y tiendas

Bed Bath & Beyond aprecia el hecho que muchos de sus Proveedores realizan publicidad para sus productos y les gustaría marcar dicha publicidad con el nombre Bed Bath & Beyond y Home and More, para distinción a clientes en la localización de dichos productos. Sin embargo es necesario discutir sus planes de anuncios con el comprador y el área de mercadotecnia para llegar a un acuerdo y términos comerciales.

De ninguna manera el proveedor podrá hacer uso del nombre de Bed Bath & Beyond y/o Home and More en cualquier publicado o comunicado de prensa sin un acuerdo por escrito, y aprobación firmada del anuncio actual o liberación del mismo con el departamento de Mercadotecnia.

9.0 Política para Nuevas Tiendas

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Esta política será discutida caso a caso con cada uno de los proveedores.

10.0 Política de Cargos y Descuentos

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Bed Bath & Beyond tiene claro que los cargos y penalizaciones NO son aplicados a fin de generar ingresos o ganancias, pero es necesario marcar normas y políticas para garantizar la entrega oportuna de la mercancía solicitada o información solicitada en tiempo y forma, con el fin de garantizar que nuestras tiendas cuenten con lo necesario para ofrecer un mejor servicio a nuestros clientes, por lo cual es necesario aplicar  cargos y descuentos por incumplimiento, para compensar gastos y mejorar el nivel de servicio de los proveedores. Bed Bath & Beyond ha estudiado y analizado minuciosamente los cargos y penalizaciones para que estos no se apliquen de manera arbitraria y que se apliquen de manera proporcional al impacto del negocio.

Proceso de resoluciones de Cargos y Descuentos.

En nuestro sitio web aparecerá en la pestaña de Cargos y Descuentos la información al respecto.

11.0 Comunicación y Soporte

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A fin de mejorar la comunicación Bed Bath & Beyond ha ampliado los canales para esta.

La utilización de los métodos descritos en esta sección asegurará una respuesta oportuna a preguntas o comentarios.

Comunicación vía Web

En nuestro Sitio de Apoyo a Proveedores: www.proveedores.bedbath.com.mx/ usted podrá encontrar las siguientes opciones:

APÉNDICE A: Resumen de Cargos y Descuentos

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Violaciones de EDI

Violaciones de Ordenes de Compra

Violaciones en el Etiquetado de Mercancía

Violaciones en Facturas

APÉNDICE B: Información de Contactos

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Para Bed Bath & Beyond es primordial la comunicación con nuestros proveedores por lo cual hemos creado una lista de contactos para asistirle en sus dudas y comentarios.